咨询微信:19130631612
19130631612
学习园地
当前位置:首页 > 学习园地 > 详情内容
【办公助手】EXCEL使用小技巧
作者:五月花电脑培训学校
时间:2017-06-09

  办公软件看似简单,其实花样很多,尤其Excel表格,涉及到一些比较少见的数据处理。但其实只要用心多练,效率轻松提升个十倍百倍还真不是问题!赶紧一起来学习吧~

excel1.jpg

小技巧 NO.1

  Q:让不同类型数据用不同颜色显示 

  A:在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。

  1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“样式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击突出显示单元格股则,选中其他规则,选“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

  2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。

  3.设置完成后,按下“确定”按钮“。

  看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。


小技巧 NO.2

  Q:建立分类下拉列表填充项

  A:我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

  我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

  在Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。

  再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(“C1”),确定退出。


小技巧 NO.3

  Q:用“自定义视图”保存多个打印页面

  A:有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。

  1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

  2.执行“视图→自定义视图”命令,打开“自定义视图”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。

  3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。

  4.以后需要打印某种表格时,打开“自定义视图”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。


小技巧 NO.4

  Q:让数据按需排序

  A:如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。

  1.执行“office按钮→excel选项”命令,打开“常用”对话框,进入“编辑自定义列表”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。

  2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。


小技巧 NO.5

  Q:让“自动更正”输入统一的文本

  A:你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

  1.执行“office按钮→excel选项”命令,选中“校对”对话框,打开“自动更正”对话框。  

  2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。

  3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符,此时可以不考虑“pcw”的大小写,然后确认一下就成了。