发布时间:2024-07-24
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办公运用软件的普及为我们节约了不少时间成本,但是不少人在为不会使用Excel而头痛,下面就为大家分享十个技巧:
窍门1:查找前几名/后几名
从以下数据中查找销售量最高的前3名和销售量最低的前3名:
无论你打算纯手工打造,还是Max/Min方法,都不是最快捷的打开姿势,使用条件格式功能,仅需几秒即可搞定:
当然,不仅是前/后几名,使用条件格式,还可以快速实现按百分比、按平均值、按小于等于……等多种规则对单元格数据设置各种特别的样式,你也赶紧试试吧!
窍门2:列转换为行
以下“城市”列数据如何转化为行数据?
使用“选择性粘贴”,1秒钟搞定:
另外,选择性粘贴还有很多选项,如果你还是仅停留在使用CTRL+C、CTRL+V,而没有试过这个选择性粘贴,那就亏大了,那些个损失的时间啊!
窍门3:下拉列表
要在以下浅蓝色区域配上看起来很酷很方便的下拉列表,要怎么做?
那一定是使用“数据验证”了,做起来也是相当简单:
数据验证,顾名思义,就是对Excel中输入的数据进行检查、验证、提示,并给出相应的警告提示信息,这个是保证数据正确性、完整性的重要手段,避免脏数据造成后续的统计错误;
从下图就可以看出验证条件是可以设置成丰富多彩的,以后录入数据,再碰到恼人的警告,就知道原来是这里起作用了!
窍门4:冻结首行
当录入大量数据时,大家有没有碰到录入下面某一格,却忘了到底该录入什么内容,再拉回表格顶部看看这列对应的标题,这样,大量的时间和耐心就消耗在了表格的上上下下中了,实在可惜!
通过冻结首行,无论表格怎么滚动,就都能看到每列的标题是什么了,以上问题就不复存在了:
窍门5:组织数据
面对Excel中大量而纷杂的数据,排序、筛选对于组织数据显得尤为重要,通过排序、筛选后的数据,才能满足我们利用数据、加工数据的需求;我们可以这样做:
可以单个筛选,也可以组合筛选,还可以基于筛选后的数据进行排序,通过对数据进行有效组织后,再进行处理,可以加速我们数据处理的效率;
窍门6:拆分单元格内容
有时,我们不得不将合并在一个单元格的内容进行拆分,否则,我们没办法进行更多更方便的统计分析;原则上,一列记录一种数据,不要将数值、文本等不同类型混合在一起记录,否则就是给自己挖坑了,后面统计数据就很难出来了。
已经合并的数据,我们要尽早进行拆分整理,对于有规律的合并数据,拆分起来其实很简单:
Excel还能做到按固定宽度、多种分隔符号进行数据拆分,但前提是合并数据有规律可循,但以后大家还是尽量避免将多列数据合并成一列记录,从源头规范数据做起。
窍门7:照相机
很多人都喜欢拍照,其实Excel中也有个照相机,只是被默认隐藏起来了:
大家看到了吗?当修改照相机的源数据时,照相机照出来的图片也自动变化了,用Excel画组织结构图,或者打印不连续的单元格区域,都可以用照相机功能试试。
窍门8:数据透视表
大名鼎鼎的数据透视表,一定不要错过,基于透视表做数据分析,多视角全方位,拖拽之间,统计万千!
窍门9:快速图表
图表让你数据变得生动而漂亮,通过快速图表的方式,无论是条形图、柱状图、饼图、线图等等,随你所需,也相当简单!
窍门10:将所有数据打印到一页
看到这样的打印预览,真是让人不爽,调整每列的列宽?别这样,告诉你更简单的方式:
学会以上十个小窍门,悠闲咖啡时光就在前方向你招手!