当我们遇到那种很长的几十页的文档需要排版时，比如一个20页的市场报告，所有标题都是手动设置的字体加粗，页码需要手动输入，

图表编号混乱无序，每次调整段落就会导致整个文档格式错乱。怎么办呢？

第一步：用样式统御全文格式（基础框架）

1. 打开需要排版的文档，点击【开始】选项卡；

2. 观察文档中的标题层级，确定一级标题（章）、二级标题（节）、三级标题（小节）；

3. 选中第一个一级标题文字，在【样式库】中右键点击“标题1”样式，选择“更新标题1以匹配所选内容”；

4. 此时该标题的格式已被保存到“标题1”样式中。继续选中其他一级标题，直接单击“标题1”样式即可应用；

5. 对二级标题重复上述操作：先格式化一个样本，然后更新“标题2”样式，再批量应用；

6. 对于正文段落，选中一个标准段落，右键点击“正文”样式，选择“修改”；

7. 在弹出的对话框中设置中文字体为“宋体”，西文字体为“Times New Roman”，字号为“小四”，段落间距为“段后0.5行”；

8. 勾选“基于该模板的新文档”选项，点击确定。

第二步：自动化多级列表（让编号智能跟随）

1. 选中任意一个已经应用了“标题1”样式的标题；

2. 点击【开始】选项卡中的“多级列表”按钮（通常显示为多级数字图标）；

3. 选择“定义新的多级列表”；

4. 在弹出的对话框中，点击左下角的“更多”按钮展开完整选项；

5. 在左上角级别列表中点击“级别1”；

6. 将“将级别链接到样式”设置为“标题1”；

7. 在“输入编号的格式”框中，数字前可手动输入“第”，数字后输入“章”（例如“第1章”）；

8. 在左上角级别列表中点击“级别2”；

9. 将“将级别链接到样式”设置为“标题2”；

10. 在“输入编号的格式”框中，确认显示为“1.1”格式（第一个数字来自级别1，第二个数字是本级别）；

11. 重复上述操作为“级别3”链接到“标题3”；

12. 点击确定后，所有标题会自动获得正确编号，且增加或删除标题时编号会自动更新。

第三步：分节符控制页面布局（分区独立设置）

1. 将光标定位在封面页的末尾；

2. 点击【布局】选项卡，选择“分隔符”下的“下一页”分节符；

3. 此时会在文档中插入一个不可见的分节符，同时创建新的一页；

4. 在新页的开始处，再次插入一个“下一页”分节符，将目录页单独成节；

5. 在正文开始处插入第三个“下一页”分节符；

6. 双击正文第一页的页脚区域进入页脚编辑状态；

7. 注意观察页脚右上角显示的“第X节”字样；

8. 点击【页眉和页脚工具】设计选项卡中的“链接到前一节”按钮，使其变为未选中状态（断开与前一节的链接）；

9. 现在可以单独设置本节页脚而不影响前面的封面和目录页。

第四步：自动化页码系统（从正文开始编号）

1. 在正文第一页的页脚位置（已断开与前一节链接的状态下）；

2. 点击【页眉和页脚工具】设计选项卡中的“页码”按钮；

3. 选择“页面底端”中的“普通数字2”（居中样式）；

4. 此时页码显示为“1”，但可能不是从1开始编号；

5. 再次点击“页码”按钮，选择“设置页码格式”；

6. 在对话框中，选择“起始页码”并设置为“1”；

7. 点击确定，正文页码将从1开始独立编号；

8. 返回到目录页的页脚，用同样方法设置罗马数字格式的页码（i, ii, iii...）。

第五步：图表自动编号与交叉引用

1. 在文档中插入第一张图片后，在图片下方空行输入“图”；

2. 选中“图”字及其后的空格，点击【引用】选项卡中的“插入题注”按钮；

3. 在弹出的对话框中，点击“新建标签”按钮，输入“图”，点击确定；

4. 在题注框中会自动显示“图1”，在后面输入图片的具体描述文字；

5. 点击确定，第一个图片题注添加完成；

6. 在正文中需要引用该图的位置，输入“参见”，然后点击【引用】选项卡中的“交叉引用”按钮；

7. 引用类型选择“图”，引用内容选择“只有标签和编号”，选择对应的图号；

8. 点击插入，此时文档中会出现“参见图1”的可更新引用；

9. 当在文档前面插入新图片时，后面的所有图片编号会自动更新，交叉引用也会同步更新；

10. 对表格重复上述流程，新建“表”标签。